Artikkelit tunnisteella: Sisäinen viestintä

Vaivatonta epäviestintää meilitse

Tiedättehän epäviestinnän? Se on sitä, kun yksi kysyy yhtä, mutta toinen vastaa toista. Se toteutuu vaivatta sähköpostiviestinnässä:
A: Toteutuuko se tiimipalaveri ensi viikolla? Mulle ei ole tullut vahvistusta. Entäs kehityspäivä, onko se jäänyt pois?
B: Tiimipalaveri on eri ajankohtana. Kehityspäivä on sitten myöhemmin.
A: Okei, milloin palaveri on? Olisi kiva tietää että voi järjestellä perheen aikatauluja.
B: Kehityspäivä on kai sitten parin kuukauden päästä.

Tällainen viestintä on niin turhaa. A jää edelleen miettimään, milloin se tiimipalaveri on – ja kehityspäivä on kyllä juu, mutta joskus sitten sekin.

B:n antamista vastauksista ei ollut mitään hyötyä, vaan kysymykset jäivät vaille vastauksia.

Missä meni pieleen? Siinäkö, että A kysyi kaksi kysymystä samassa viestissä? B:n voi olla vaikea ottaa näin paljon tietoa käsiteltäväkseen kerralla. Joskus voi olla viisasta lähettää vain yksi kysymys kerrallaan.

Tai ehkä B ei ole oikea henkilö vastaamaan mokomiin kyselyihin. A:n kannattaa siis kysyä ihmiseltä, jolla tieto on.

B:n virhehän on ilmeinen: Hän ei kerro tiimipalaverin ajankohtaa, vaikka luultavimmin tietää sen. Jos tieto ei vielä ole varma tai julkinen, sen voisi reilusti sanoa. Sen sijaan hän antaa epämääräisen tiedon kehityspäivästä, vaikkei A siitä edes kysynytkään.

Hyvän vastauksen voi antaa vain, jos kuuntelee toisen kysymyksen. Muuten puhuu väärästä asiasta tai oikeasta asiasta epämääräisesti.

Kuuntelu kirjallisessa viestinnässä on periaatteessa helppoa, sillä sehän tarkoittaa tekstin lukemista. Helppoa se on siksi, että tekstin voi lukea tarvittaessa monta kertaa. Sen sijaan kuullun ymmärtämisessä pitää yleensä pärjätä kertakuulemisella, tai ainakaan kovin monta kertaa ei kehtaa pyytää puhujaa toistamaan sanomaansa.

Hyvä kuuntelu – tai lukeminen – on toisen kunnioittamista. Se puolestaan vaatii läsnäoloa eli keskittymistä. Jos kuuntelee kysyjän asian, pääsee itsekin vähemmällä: ei tarvitse sietää toisen asiaan palaamisia.

Uusi työntekijä

Ystäväni aloitti jokin aika sitten uudessa työpaikassa. Hänellä on tehtävään sopiva koulutus, ammattitaitoa ja työkokemusta. Hän on innokas uuden oppija ja valmis jakamaan oman tietonsa ja kokemuksensa uusien työtovereiden hyväksi.

Työkaverit ovat iloisia, esimies hauska veikko ja työtehtävät ovat sujuneet hyvin.

Silti ystäväni on nyt joidenkin kuukausien jälkeen etsimässä uutta työtä.

Kukaan ei toivottanut ystävääni tervetulleeksi ensimmäisenä työpäivänä saati ohjeistanut tehtäviin. Mitään perehdytystä ei hänelle pidetty, vaan hänen piti itse päätellä, miten talossa toimitaan, ja kulkea muiden mukana. Onneksi työkaverit vastaavat kysymyksiin – mutta eivät neuvo mitään oma-aloitteisesti. Jokainen heistä on kokenut aikanaan saman itse, joten kukaan ei halua helpottaa uuden työntekijän asemaa.

Ystäväni nimi on kirjoitettu väärin sisäiseen postilaatikkoon ja puhelinluetteloon. Esimies kutsuu häntä toistuvasti väärällä nimellä. Hänelle ei tilattu uutta puhelinta, koska tilauksen hoitaneelle työntekijälle ei muistettu kertoa uudesta työntekijästä. Käyntikortteja hän ei ole vieläkään saanut.

Ystävälleni ei muisteta lähettää häntäkin koskevia sisäisiä sähköpostitiedotteita, koska kukaan ei osaa käyttää postituslistoja tai päivittää niitä. Pari kertaa hänelle ei saapunut tietoa palaverista, jossa hänen olisi pitänyt olla. Isoista koko yritystä ja kaikkia työntekijöitä koskevista päätöksistä kerrotaan niille, jotka sattuvat olemaan paikalla, kun pomolle juolahtaa mieleen kertoa asiasta.

Ystävääni ei kuitenkaan harmita kovin paljon. Hän sattui kuulemaan kahden kollegansa keskustelun: molemmat valittivat samankaltaisista asioista kuin hän ja ovat etsimässä uusia töitä. Ystäväni ei siis olekaan kovin erikoinen tapaus.

Pitäisiköhän yrityksen sisäisiä viestintäkäytäntöjä tarkistaa, jos sen luoma kulttuuri aiheuttaa irtisanoutumisia?